Excelでは、特定のセルを選択してデータを並び替え(ソート)することができます。
今回の記事では、Excelで並び替えをする方法や応用テクニックについて紹介します。
初心者の方でも分かりやすいように、簡単に解説しておりますので興味のある方はぜひご覧ください。
並び替えの方法
まずは、簡単な並べ替えの方法について紹介します。
昇順の場合
並び替えしたいデータを選択状態にします。
「氏名などをあいうえお順に表示したい」、「数値を小さい順に表示したい」という場合は、画面上部のメニューからデータ＞昇順を選択しましょう。
すると、自動でデータを並べ替えてくれます。
降順の場合
昇順の時と同じく、並び替えしたいデータを選択状態にします。
「氏名などをあいうえお順とは逆に表示したい」、「数値を大きい順に表示したい」という場合は、画面上部のメニューからデータ＞降順を選択しましょう。
これで、自動でデータを並べ替えてくれます。
複数の列を並び替える方法
画像のように複数の列を並び替える時に、前のステップで紹介した方法を使うとデータがバラバラになってしまいます。
ここでは、複数の列を並び替える方法について紹介します。
データ＞並べ替えを選択
表を選択状態にして、画面上部のメニューからデータ＞並べ替えを選択します。
並べ替えのパネルが表示されます。
どの項目を基準に、並び替えを行うか設定できます。
今回は、合計の数値が大きい順に表を並べ替えてみましょう。
項目を下記の通りに設定します。
- 最優先されるキー・・・合計
- 並び替えのキー・・・セルの値
- 順序・・・大きい順
これで、合計の数値が大きい順に並べ替えてくれます。
キーの種類
並び替えをする時は、セルの値だけでなくセルの色やフォントの色などを基準にすることができます。
基準にできるキーの種類は下記の通りです。
- セルの値
- セルの色
- フォントの色
- 条件付き書式のアイコン
並び替えの応用テクニック
並び替えをする時は、複数の条件を指定することができます。
「レベルの追加」を選択すれば、新たに並び替えをする時の条件を追加できます。
例えば画像の場合は、「合計の数値が大きい順に並べ替えられ、同じ場合は色のついているセルが優先される」という条件になります。
並び替えができない場合
最後に、並び替えができないときによくあるエラーについて紹介します。
漢字は上手く並び替えできないことがある
漢字のように、複数の読み方がある場合は上手く並び替えできないことが多いです。
並び替えする時は、数値やひらがな、アルファベットなどを基準にするとよいでしょう。
セルを結合している
並び替えをする時に、結合されているセルが含まれているとエラーが起きます。
並べ替えをする時は、セルの結合を先に解除しておきましょう。
見出しまで並び替えされる場合
並び替えをする時に、見出しの行も一緒に並び変えられてしまうことがあります。
そんな時は、「先頭行をデータの見出しとして使用する」の項目にチェックマークを入れておきましょう。
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まとめ：データを整理するときに便利
並べ替えの方法を知っておけば、データを整理するときに便利です。
ぜひ今回紹介した内容を参考にして、制作に役立ててください。
また、当サイトでは2020年からIllustratorやPremiere Proなど、Adobeソフト関連の使い方に関する記事を投稿しております。
画像加工や動画編集に関する情報や知識に興味のある方は、ぜひチェックしてみてください。
